Randstad

Bulk plaatsingen

Bij Randstad draait het om het vinden van de juiste match tussen werkgevers en werknemers. Zodra er een match is, wordt de plaatsing gemaakt. In deze laatste fase vindt de screening en contractering plaats.

The need for a solution in bulk assignments is priority number 1 on the NL top 10 list of R-one

Als gevolg van een lange termijn IT-migratieprogramma gebeurt dit nu per werknemer. Voor vestigingen met grote klanten en hoge plaatsingsvolumes is dit een groot probleem omdat hierdoor intercedenten veel tijd besteden aan handmatig, eentonig en foutgevoelig werk.

Schermafbeelding van de nieuwe 'openstaande takenlijst'

De scope

Tijd

  • 3 maanden om live te zijn

Technisch

  • De hoog-over BPMN blijven nagenoeg ongewijzigd
  • De oplossing wordt gebouwd in de Toolkit app (outsystems)

Mijn aanpak

Vanwege de beperkte tijd heb ik een pragmatische aanpak gehanteerd. Ik vind dit soort opdrachten eigenlijk erg leuk; een strakke deadline in combinatie met grote belangen voor het bedrijf zorgen voor betrokkenheid op alle niveaus en maakt het makkelijker om snel te handelen.

Methodes

  1. Stakeholder/SME interviews
  2. Expert review Toolkit huidige status
  3. Prototype
  4. User interviews & Prototype tests (6x)
  5. Refinements en hand-off met developers
foto van screenshots oude tool met verbeter suggesties
Screenshots van het oude takenoverzicht in de Toolkit met enkele verbetersuggesties.

Gebruikers bevindingen

Naast het beter begrijpen hoe de consultants nu door de plaatsings flow gaan en tegen welke uitdagingen ze daarbij aanlopen, wilde ik ook feedback ophalen van het nieuwe design.

Huidige flow

  • Consultant heeft behoefte aan overzicht.
  • Consultant wil het liefst in één keer de taken per talent doorlopen.
  • Eerst taak oppakken en als ik iets niet begrijp, kijk ik in de actieve workflow.

Prototype

  • Layout is lekker overzichtelijk. Ik wil er op klikken!
  • Maak duidelijk hoeveel talenten in de bulk taak zitten.
  • Maak duidelijk wie er allemaal in de bulk taak zitten.
  • Zorg dat je ook individuele talenten kan vinden die in een bulktaak zitten.
Schermafbeelding van het nieuwe takenoverzicht in de Toolkit met enkele verbeteringen
Schermafbeelding van het nieuwe takenoverzicht in de Toolkit met enkele verbeteringen.

Resulaat

  • Op tijd en binnen budget opgeleverd.
  • Tevreden consultants, dankzij gebruiksvriendelijkere pagina's.
  • Aanzienlijke daling van het aantal supportvragen.
  • Maar de grootste winst is de enorme tijdsbesparing voor de consultants. Voor grote klanten in sectoren zoals logistiek is het aantal individuele taken gedaald van 60 naar slechts 3! Dat is een daling van 95%!